Orgit, s.r.o.
Novotného lávka 5
116 68 Praha 1
IČ: 26142333

tel.: +420 221 082 248
fax: +420 221 082 366
info@orgit.cz
www.orgit.cz
  CZE | ENG

Využití informačních technologií

Jak již lze dle původu názvu naší společnosti tušit, jednou z našich největších zbraní je důraz na dokonalé ovládnutí informačních technologií a neustálá připravenost reagovat na nové potřeby doby. Bez počítačové podpory si lze dnes organizaci větších akcí jen těžko představit. Celá agenda představuje řadu informací o každém účastníkovi a z těchto informací je třeba generovat řadu sestav, potvrzujících dopisů, faktur atd. Pro zvládnutí kongresů o rozsahu několika set až tisíc účastníků byl vyvinut specializovaný databázový software. Struktura uložených dat i procesy jejich zpracování obsahují několikaleté zkušenosti s podobnými akcemi.

Systém vytvořený a používaný společností Orgit je postaven na centrálních databázích. Data se do těchto databází dostávají jak prostřednictvím administračních terminálů, které mají k dispozici zaměstnanci společnosti, tak prostřednictvím interaktivních internetových formulářů pro registraci, rezervaci ubytování a dalších.

Výstupem z těchto databází jsou jednak veřejné internetové stránky s obecnými informacemi, jednak neveřejné uživatelské stránky s konkrétními informacemi a objednávkami každého účastníka. Na těchto svých stránkách může účastník kontrolovat jednak svá data a stav svých objednávek či plateb, ale může zde i provádět změny objednaných společenských akcí, ubytování atd.

Dále se mezi výstupy řadí interní sestavy pro vytváření prvků automatické komunikace (faktury, potvrzovací dopisy), sestavy pro rezervaci akcí a ubytování, průběžné seznamy změn, upomínky plateb, zúčtování platebních karet, seznamy účastníků a mnoho dalších. Automatickým importem se pak dostávají data do účetního systému a minimalizuje se tak vznik chyb.

Základem systému je sada centrálních databází. Jednotlivé databáze shromažďují následující typy informací:

Databáze adres potenciálních účastníků

Shromaždují se zde všechny získané adresáře, včetně jejich hodnocení, způsobů oslovení atd.

Výstupem jsou zde sestavy hromadné korespondence jak v písemné, tak v elektronické formě.

Databáze příspěvků


Informace o všech příspěvcích, abstrakty, plné texty, hodnocení příspěvků od hodnotitelů, informace o autorech příspěvků. Do této databáze mají vždy přístup jednotliví hodnotitelé, kteří zde vidí jen příspěvky přiřazené do jejich sekcí, tak i hlavní programový sekretář, který vidí všechny příspěvky a reviduje jejich zařazení do jednotlivých sekcí.

Databáze je umístěna na páteřní síti a je do ní umožněn přístup pomocí hesla. Hesla pro jednotlivé sekce se od sebe samozřejmě liší.
Výstupem jsou zde stránky s průběžným a redigovaným programem, archiv elektronických verzí abstraktů i plných textů.

Databáze účastníků

Informace o všech účastnících, kteří provedli registraci účasti, nebo příspěvku. Databáze obsahuje ke každému účastníkovi následující kapitoly:

  • personální data
  • registrační údaje
  • ubytování
  • objednané služby a společenský program

Výstupem jsou zde uživatelské stránky s aktuálními informacemi každého účastníka a možnost změny některých údajů. Generují se zde faktury, potvrzovací dopisy, sestavy pro upřesňování rezervací hotelů, seznamy účastníků společenských akcí, podklady do účetního systému, atd.

Systém se vyvíjí po celou dobu existence společnosti a je tedy opodstatněný předpoklad, že bude kopírovat či někdy dokonce nově prosazovat trendy v oblasti informačních technologií. To může přinést nejen komfort pro všechny účastníky takové akce, ale především přinést nové možnosti v interaktivitě s účastníkem.